Помимо электронной транспортной накладной (ЭТрН), в грузоперевозках используются и другие цифровые документы: заказ-наряд и путевой лист. Они помогают планировать рейсы, контролировать автомобиль и водителя, а также связывать внутренний учёт с обязательной отчётностью в ГИС ЭПД.
Электронный заказ-наряд
Электронный заказ-наряд — внутренний документ перевозчика, который подтверждает поручение на выполнение рейса конкретному водителю на конкретном транспортном средстве. В нём указываются:
- дата и маршрут рейса;
- марка, госномер и параметры автомобиля;
- данные водителя;
- показания одометра при выезде и возвращении;
- задание на перевозку груза.
Заказ-наряд чаще используется для внутреннего планирования парка и расчёта зарплаты водителя. В некоторых системах он интегрирован с ЭТрН: данные из заказа автоматически переносятся в электронную накладную.
Электронный путевой лист
Электронный путевой лист подтверждает техническую готовность автомобиля к рейсу и закрепляет за водителем ответственность за управление транспортным средством. В него вносятся:
- результаты предрейсового медицинского осмотра;
- техническое состояние автомобиля;
- маршрут, время выезда и возвращения;
- данные о горюче-смазочных материалах.
С 1 сентября 2026 года электронный путевой лист становится обязательным при перевозке алкогольной и спиртосодержащей продукции. Для прочих грузов он пока остаётся добровольным, но многие компании уже переводят путевые листы в цифру, чтобы упростить учёт.
Как они связаны с ЭТрН
ЭТрН — внешний документ, предназначенный для грузоотправителя, перевозчика, грузополучателя и контролирующих органов. Заказ-наряд и путевой лист — внутренние документы перевозчика. Вместе они формируют полный цифровой след рейса: от планирования и проверки автомобиля до передачи груза и подписания ЭТрН.
Как оформлять
- Создайте заказ-наряд в TMS или личном кабинете оператора ИС ЭПД.
- Заполните электронный путевой лист и проведите предрейсовый контроль.
- На основании заказа сформируйте ЭТрН, заполнив данные о грузе и контрагентах.
- Подпишите документы квалифицированной электронной подписью.
- Передайте документы в ГИС ЭПД и предоставьте водителю доступ через мобильное приложение.
Преимущества электронного учёта
- Нет риска потерять бумажный путевой лист.
- Автоматические отчёты по рейсам, расходу топлива и пробегу.
- Прозрачная история осмотров и технического состояния автопарка.
- Быстрая передача данных в бухгалтерию и 1С.
Нужно настроить электронные заказы, путевые листы и ЭТрН в одной системе? Оставьте заявку — мы подберём решение под ваш автопарк.